Workshop-Ergebnisse aus verstreuten Excel-Listen in eine Datenbank überführen: 119 kuratierte KI-Use-Cases, zu Clustern konsolidiert und nach Häufigkeit sortiert einsehbar.
Die Erfassung von KI-Use-Cases aus den AI:AT-Workshops lief über ein Sheet mit Excel dahinter: Single-Writer, nicht attribuierbar, jede Konsolidierung von Hand. Bei bis zu 50 Teilnehmenden je Workshop trägt das nicht. Das Studio legt eine Datenbank darunter, in vier Schritten: Teilnehmende laden ihre Ergebnis-Tabelle per Drag-and-Drop-CSV hoch, ohne eigenen Account. Die Kursleitung konsolidiert sie im Instructor-Dashboard tages- und kursbasiert KI-gestützt zu einer deutschen Management-Zusammenfassung. Die öffentliche Übersicht zeigt die 119 Use Cases read-only, nach Häufigkeit sortiert, mit Freitextsuche und Filter über zehn Themenfelder. Drei geführte Prompts bereiten vor dem Upload vor.
Vom PRD am 2026-07-09 bis zur laufenden Anwendung im Cluster vergingen neun Tage. Zuerst entstanden Datenmodell und Taxonomie, dann wanderten die 119 bestehenden Use Cases aus der alten Excel in die Datenbank. Es folgten die Upload-Strecke, das Instructor-Dashboard und die öffentliche Übersicht. Die KI-Verarbeitung wechselte auf Modelle, die in Europa betrieben werden. Danach wuchs vor allem der Zugang für Teilnehmende: Einstieg über Link, QR-Code oder Zugangscode, dazu Moderation durch die Kursleitung. Zuletzt bekam jeder Workshop einen Lebenszyklus. Er schließt 24 Stunden nach seinem Datum von selbst und lässt sich bewusst wieder öffnen.
Der Engpass war nicht das Werkzeug, sondern dass immer nur eine Person schreiben konnte. Ein Sheet nimmt 50 gleichzeitige Uploads nicht an, Postgres schon, und mit der Erweiterung pgvector liegen Texte und Vektoren in derselben Datenbank. Duplikate sortiert zuerst eine semantische Ähnlichkeitssuche vor, das Sprachmodell entscheidet nur die Grenzfälle. Die Häufigkeit zählt die Datenbank selbst, und zwar Personen statt Nennungen. Von allein veröffentlicht wird ein Use Case erst ab drei unabhängigen Nennungen, alles darunter gibt die Kursleitung frei. Der Upload hängt nicht an der KI: Ist sie nicht erreichbar, werden Einreichungen trotzdem angenommen und die Konsolidierung bleibt ausstehend.
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